📒 #132 從「他推了同學一把」到正式紀錄：姓名先換代號，再請 AI 幫忙寫
輔導紀錄最難的不是記得發生什麼，而是改寫成能登錄的正式文字。#132 把口語描述或狀況標籤整理成兩段紀錄，送出前先把姓名換成代號，期末還能用座號批次補登。
事情記得，難的是寫成正式文字
情境示例：下課時兩個孩子在走廊搶球，其中一個推了同學一把，同學膝蓋擦傷。老師先處理傷口、分別聽兩人說明，再陪推人的孩子想下次生氣時可以怎麼做。整件事處理得很完整，可是到了要登錄輔導紀錄的時候，手邊只剩一句「他推了同學一把，後來有道歉」。
把這句話改寫成可以放進校務系統的正式紀錄，要交代經過、寫出老師的引導，還要避免帶情緒或貼標籤的字眼。一次寫一筆還好，學期末一口氣補十幾筆，就成了很耗神的文書工作。
#132「輔導紀錄小幫手」做的事情很單純：把老師的口語描述，整理成兩段可以直接複製的文字。第一段是輔導內容重點，用一段話簡述事件；第二段是聯繫內容，寫清楚事件經過、老師如何處理與引導，以及學生之後可以怎麼做。
六個步驟，一步一步帶著填
畫面左邊是填寫區，上方有「學生、對象、狀況、經過、設定、結果」六個步驟，選完一項就自動帶到下一步，產生後自動跳到結果。
先選輔導對象。 可以切換「只和學生談、聯繫家長、學生＋家長、教師／輔導室」。這個選擇會直接寫進給 AI 的規則：選「只和學生談」時，紀錄不得提到聯繫家長；選聯繫家長時，家長的回應只有老師有寫才描述，避免 AI 自己補出「家長表示會配合」這類沒發生的事。
再點常見狀況。 網站整理了 8 大類、40 個國小常見狀況標籤，例如同儕衝突、作業缺交、注意力不集中、情緒低落、遲到。點一下就加入，並自動勾選所屬的輔導類別。另外還有傾聽與同理、約定改善目標、調整座位、轉介輔導室等教師處置標籤；勾選「聯絡家長」時，對象會自動改成「學生＋家長」。只點標籤、不寫敘述，也能產生一份紀錄。
經過可以用說的。 在 Chrome 或 Edge 上可以用語音輸入，把剛剛處理的過程直接說出來。網站也附了同儕衝突、上課分心、作業缺交、情緒低落、危險行為、遲到常規六個快速範例，第一次使用可以先套範例看看成品長什麼樣子。
姓名先換代號，再送給 AI
這是這個工具最重要的設計。學生姓名欄旁邊寫著「不會送出」：送給 AI 之前，主角會換成「甲生」，其他同學依序換成「乙生、丙生」，手機與市話號碼、身分證字號也會被遮蔽成「已遮蔽」字樣。AI 寫回來的內容，主角一律稱為「該生」。
網站沒有自己的伺服器。紀錄本、班級名冊、草稿與 API 金鑰都存在老師自己的瀏覽器；金鑰也可以選「不記住」，關掉分頁就忘記。若是在辦公室共用電腦上使用，可以開啟「公用電腦模式」，資料只留在這個分頁，關閉就清除。
產生文字有兩種方式。第一種是填入自己的 Gemini API 金鑰，網站直接呼叫 Google 的模型，並依這把金鑰查詢目前可用的模型自動挑選，模型更新時不必改程式。第二種不需要金鑰：把整理好的提示詞複製到 Gemini 網頁版，再把回覆貼回來，網站會自動拆成兩段。兩種方式送出的都是換過代號的內容。
產生之後，還有兩道把關
一鍵改寫。 覺得語氣太硬，可以按「更溫和」；想刪掉主觀評價，按「更客觀」；欄位有字數限制，按「更精簡」；想讓前後銜接更清楚，按「更完整」。不滿意可以按「復原」回到上一版。
登錄前自動檢查。 網站會標出三類需要再看一眼的地方：診斷或標籤化字眼（例如「過動」「問題學生」），建議改成具體行為描述；老師輸入裡沒有、輸出卻出現的細節（例如「電話」「家長表示」），可能是 AI 自行補上的；以及代號、遮蔽字樣等內部用語殘留。點一下就能選取那一段文字。
點選自傷、疑似霸凌、疑似受虐或疏忽、攜帶危險物品等標籤時，畫面也會提醒依學校流程完成法定通報。這只是提醒，不會替老師通報，也不能取代學校的通報機制。
期末補登：用座號一次處理一批
切到「批次補登（座號制）」分頁，畫面會出現座號格。點選座號、替每位學生勾選狀況，一次最多 10 位，按下開始後依序產生，有進度條可以看。整個流程只用座號，不需要輸入姓名；某一位寫得不理想，可以單獨按「重寫」。
寫好的紀錄可以存進紀錄本，之後搜尋、載入、匯出成 Excel 能開啟的 CSV 檔，或用 A4 紀錄表格式列印。學校的欄位名稱若不是「輔導內容重點」「聯繫內容」，也可以在設定裡改名並設定字數上限。
幾個使用提醒
- AI 寫的仍是草稿。 登錄前請逐句核對事實，特別是自動檢查標出來的地方。
- 姓名替換靠比對文字。 名字有不同寫法或小名時，請在「其他相關人物」補上，或自己再看一次送出前的內容。
- 免費方案的 Gemini API，輸入內容可能被 Google 用來改善服務，這也是網站堅持先去識別化的原因；非必要的個人細節就不要寫進敘述。
- 標籤與範例以國小情境為主。 其他學段也能使用輸入與改寫功能，但狀況標籤要依自己的現場挑選。
配對工具：紀錄寫完，溝通接著上
- #89 教師回覆小幫手 Pro版：需要回覆家長訊息時，貼上訊息、選情境調語氣，產生回覆草稿。
- #16 親師溝通小幫手：促進親師溝通的平台，可在聯繫家長前後使用。
- #132 輔導紀錄小幫手：回到本篇主角，把今天處理的事整理成正式紀錄。
適合誰
- 每天處理同儕衝突、作業缺交、情緒狀況的班級導師
- 課堂上遇到衝突或安全事件、需要留下紀錄再轉交導師的科任教師
- 想統一全校紀錄寫法、提醒通報流程的輔導室與學務處同仁
今天處理完，今天就寫
下一次處理完一件事，趁記憶還清楚，打開 輔導紀錄小幫手，點兩個狀況標籤、用說的補上經過，就有一份可以核對的草稿，期末不必再對著空白欄位回想。